Zusage ist da, Geld noch nicht: So läuft der Verwendungsnachweis nach dem Fenstertausch

Stand der Förderhinweise: 17. Juli 2026. Angaben zu den Änderungen ab 21. Juli 2026 beruhen auf den bis zu diesem Stichtag veröffentlichten offiziellen Eckpunkten und Übergangshinweisen. Für den Antrag sind ausschließlich die dann geltende Richtlinie und die aktuellen Merkblätter von BAFA beziehungsweise KfW verbindlich.

Im Kern gilt: Der Zuwendungsbescheid ist nur die Zusage, kein Geld. Ausgezahlt wird erst, wenn Sie nach dem Einbau den Verwendungsnachweis online im BAFA-Portal einreichen. Dazu gehören in der Regel: die bezahlten Rechnungen des ausführenden Unternehmens (Pflichtupload als PDF), eine tabellarische Belegübersicht, der Nachweis der unbaren Zahlung sowie die TPN-ID – der technische Projektnachweis, der die frühere Fachunternehmererklärung ersetzt hat. Die Frist ist zweistufig: Der Bewilligungszeitraum beträgt für Anträge ab dem 1. Januar 2024 fest 36 Monate und ist nicht verlängerbar; der Verwendungsnachweis ist innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Vorhabens einzureichen, spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats. Danach entfällt der Anspruch auf Auszahlung. Und: Wer die Rechnung bar bezahlt, verliert den Zuschuss, unabhängig davon, wie gut die Fenster sind.

Warum es überhaupt einen Verwendungsnachweis gibt

Förderung im Rahmen der Bundesförderung für effiziente Gebäude (BEG) läuft nach Zuwendungsrecht. Das heißt: Der Staat sagt Ihnen einen Zuschuss auf Basis Ihrer geplanten Maßnahme zu. Ob diese Maßnahme dann auch so umgesetzt wurde – mit den zugesagten Bauteilen, in dem beantragten Gebäude, zu den tatsächlich angefallenen Kosten – muss anschließend belegt werden. Der Verwendungsnachweis (oft „VNW“ abgekürzt) ist genau dieser Beleg. Die Förderrichtlinie verlangt darin einen Nachweis über die sachgerechte Verwendung der Fördermittel, über die Höhe der förderfähigen Ausgaben und über die Einhaltung der technischen Mindestanforderungen.

Daraus folgt eine Denkweise, die viele Bauherren unterschätzen: Die Behörde prüft nicht, ob Ihre Fenster schön sind oder ob der Einbau gelungen ist. Sie prüft, ob Papier und Zahlung zum Bescheid passen. Ein technisch einwandfreier Fenstertausch mit einer formal fehlerhaften Rechnung wird nicht ausgezahlt. Umgekehrt gilt: Wer die Unterlagen von Anfang an mitplant, hat den Nachweis in einer knappen Stunde beisammen.

Der Ablauf von der Zusage bis zum Geld

Die Reihenfolge ist zwingend – und sie beginnt schon vor der Zusage:

• Energieeffizienz-Experte und TPB, dann Vertrag, dann Antrag. Bei Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle – dazu zählt der Fenstertausch – ist die Einbindung eines Energieeffizienz-Experten (EEE) verpflichtend, nicht optional. Er erstellt vor Antragstellung die technische Projektbeschreibung (TPB) und übergibt Ihnen die TPB-ID, die im Antrag abgefragt wird; sie ist maximal zwei Monate gültig. Zusätzlich muss seit dem 1. Januar 2024 bei Antragstellung bereits ein Lieferungs- oder Leistungsvertrag vorliegen, der unter einer aufschiebenden oder auflösenden Bedingung der Förderzusage steht und ein voraussichtliches Umsetzungsdatum nennt – dieses Datum darf nicht außerhalb des Bewilligungszeitraums von 36 Monaten liegen. Ein unverbindliches Angebot allein reicht nicht.

• Zuwendungsbescheid. Erst jetzt darf verbindlich umgesetzt werden. Der Bescheid nennt Fördersatz, Höchstbetrag, Nebenbestimmungen und das Ende des Bewilligungszeitraums.

• Einbau und Bezahlung. Die Fenster werden geliefert und montiert, die Rechnungen werden unbar beglichen. Wichtig: Zuwendungsfähig sind grundsätzlich nur Ausgaben, deren Zahlung zwischen Antragstellung und Ende des Bewilligungszeitraums geleistet wird – zu den Ausnahmen (Ratenzahlung, Leasing, Contracting) siehe den Abschnitt zu den Fristen.

• TPN beauftragen, dann Verwendungsnachweis einreichen. Nach Fertigstellung erstellt der EEE (oder das ausführende Fachunternehmen) den technischen Projektnachweis (TPN) und übergibt Ihnen die TPN-ID – ebenfalls nur zwei Monate gültig. Sie wird beim Einreichen des Online-Verwendungsnachweises abgefragt.

• Prüfung und Auszahlung. Nach positiver Prüfung erstellt das BAFA den Festsetzungsbescheid und veranlasst die Auszahlung – unbar, über die Bundeskasse Trier.

Wichtig: Sie müssen die Maßnahme vorfinanzieren. Der Zuschuss kommt nach der Rechnung, nicht davor. Wer die Handwerkerrechnung nur bezahlen kann, wenn die Förderung schon eingegangen ist, plant zu knapp.

Fristen: Was wirklich gilt – und wo es steht

Zum Thema Frist kursieren viele pauschale Zahlen. Tatsächlich greifen zwei Fristen ineinander, und beide stehen in der Förderrichtlinie:

• Bewilligungszeitraum: 36 Monate – nicht verlängerbar. Für Anträge ab dem 1. Januar 2024 wurde der Bewilligungszeitraum auf 36 Monate verlängert und kann laut BAFA „anders als bisher nicht verlängert werden“. Wer also auf einen Verlängerungsantrag wegen langer Lieferzeiten hofft, sollte das nicht einplanen. In diesem Zeitraum müssen Umsetzung und Zahlung liegen. Ausnahme: Bei einer Ratenzahlungsvereinbarung können Zahlungen entsprechend der Mindestnutzungsdauer über bis zu zehn Jahre erfolgen; mindestens eine Rate muss bereits (unbar) bezahlt sein. Gleiches gilt bei Mietkauf, Miete, Leasing oder Contracting.

• Verwendungsnachweis: sechs Monate nach Abschluss – spätestens sechs Monate nach dem Bewilligungszeitraum. Die Richtlinie verlangt die Einreichung „innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (Abschluss des Vorhabens), spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats“. Wird der Nachweis später eingereicht, verliert der Antragsteller den Anspruch auf Auszahlung des Investitionszuschusses – die Fenster sind dann eingebaut, der Zuschuss aber weg.

• Keine feste Bearbeitungszeit. Wie lange die Prüfung des Nachweises dauert, hängt vom Antragsaufkommen ab. Zugesagte Bearbeitungsfristen für die Auszahlung gibt es nicht – kalkulieren Sie Ihre Liquidität unabhängig davon.

Maßgeblich bleibt trotzdem Ihr Bescheid: Er nennt das konkrete Enddatum und die Nebenbestimmungen für Ihren Vorgang.

Hinweis zur aktuellen Lage: Nach den am 17. Juli 2026 vorliegenden offiziellen Übergangshinweisen sollen für Anträge ab dem 21. Juli 2026 neue BEG-Bedingungen gelten; ab diesem Tag nehmen BAFA und KfW Anträge nach den neuen Regeln an. In der Umstellungsphase vom 9. bis 20. Juli 2026 können beim BAFA keine neuen TPB erstellt werden; ab dem 21. Juli 2026 ist das wieder möglich. Technische Projektbeschreibungen, die bis einschließlich 8. Juli 2026 generiert wurden, können bis einschließlich 20. Juli 2026 noch für eine Beantragung nach den bisherigen Konditionen verwendet werden; danach verfallen nicht verwendete TPB. Für bereits erteilte Bescheide gilt: Maßgeblich ist und bleibt der Inhalt Ihres Bescheids. Prüfen Sie vor jeder Einreichung zusätzlich die aktuelle Fassung des BAFA-Merkblatts.

Die Rechnung: der häufigste Stolperstein

Die Rechnung ist das Herzstück des Nachweises. Sie ist kein Zahlungsbeleg unter vielen, sondern das Dokument, an dem die Behörde die gesamte Maßnahme rekonstruiert. Was regelmäßig verlangt wird, fasst diese Übersicht zusammen:

Das Thema Barzahlung verdient eine eigene Zeile, weil es endgültig ist: Rechnungen sind unbar zu begleichen – und auch der Steuerbonus nach § 35c EStG verlangt in § 35c Absatz 4 EStG ausdrücklich eine Rechnung in deutscher Sprache sowie, dass „die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt ist“. Ein „ohne Rechnung wird es günstiger“ kostet Sie also nicht nur die gesetzliche Mängelhaftung, sondern rechnerisch auch den Zuschuss.

Technischer Nachweis: Uw-Wert, Ausnahmen, Montage

Zum Nachweis gehört die Bestätigung, dass die eingebauten Bauteile die technischen Mindestanforderungen erfüllen. Für Fenster ist der zentrale Wert der Uw-Wert des Fensters – die technischen Mindestanforderungen der BEG EM halten in einer Fußnote ausdrücklich fest: „Umax bezieht sich auf den UW-Wert“. Gemeint ist also der deklarierte Wert Ihres Elements, nicht ein rechnerischer Einbauwert. Der geförderte Standardwert liegt bei Uw ≤ 0,95 W/(m²K) für Fenster sowie Balkon- und Terrassentüren in Wohngebäuden (und in Zonen von Nichtwohngebäuden ab 19 °C; für Zonen zwischen 12 und 19 °C gilt 1,3).

Es gibt anerkannte Ausnahmen mit einem höheren zulässigen Wert – und zwar direkt in den technischen Mindestanforderungen der BEG EM, nicht nur in der ESanMV: Für barrierearme oder einbruchhemmende Fenster, Balkon- und Terrassentüren gilt Umax 1,1 W/(m²K) (Wohngebäude; 1,4 für Nichtwohngebäude-Zonen zwischen 12 und 19 °C), ebenso für Fenster mit Sonderverglasung zum Schall- und Brandschutz sowie zur Durchschuss-, Durchbruch- und Sprengwirkungshemmung. Einbruchhemmende Fenster müssen dafür mindestens die Widerstandsklasse RC 2 nach DIN EN 1627 aufweisen; barrierearme Fenster müssen mit geringem Kraftaufwand bedienbar sein (Drehmoment am Fenstergriff unter 5 Nm). Ob Ihr Vorhaben unter eine solche Ausnahme fällt, ist eine Einzelfallfrage – lassen Sie das vor der Bestellung klären, nicht erst beim Nachweis.

Zwei Missverständnisse, die im Nachweis teuer werden können:

• RC2 ist keine Eigenschaft der Beschläge. Die Widerstandsklassen nach EN 1627 gelten für das komplette, als Einheit geprüfte Element – Rahmen, Flügel, Verglasung, Beschläge, Schließteile – und sie setzen die vom Hersteller vorgeschriebene Befestigung voraus. Ein nachgerüstetes Pilzkopf-Upgrade macht aus einem Standardfenster kein RC2-Element und trägt deshalb auch keine Ausnahmeregelung. Ebenso wenig sind P4A oder P5A nach EN 356 ein Ersatz: Das sind Klassen der Scheibe, nicht des Fensters.

• Systemprofil ist nicht gleich fertiges Fenster. Uf-Werte aus Systemunterlagen – etwa Schüco AWS 90.SI+ optimized mit Uf ab 0,80 W/(m²K) bei 117 mm Ansichtsbreite, oder VEKA Softline 82 in der Variante mit Mitteldichtung – beschreiben den Rahmen, nicht Ihr Element. Der maßgebliche Uw-Wert für den Nachweis kommt vom Hersteller des konkreten Fensters mit Ihrer Verglasung und Ihren Maßen und ist über die Leistungserklärung (DoP) belegt. Die CE-Kennzeichnung ist dabei eine Erklärung von Leistungswerten, kein Qualitätssiegel.

Ein Wort zur Montage: „RAL-Montage“ ist keine Norm. Gemeint ist der von ift Rosenheim und der RAL-Gütegemeinschaft Fenster und Haustüren herausgegebene Leitfaden zur Montage von Fenstern und Haustüren, der die anerkannten Regeln der Technik abbildet und einen Anschlussplan voraussetzt. Für die Förderung wird zwar der deklarierte Uw-Wert des Fensters herangezogen – die tatsächliche energetische Wirkung wird durch einen schlechten Bauanschluss aber faktisch entwertet, auch wenn das Datenblatt stimmt. Die technischen Mindestanforderungen verlangen bei Maßnahmen an der Gebäudehülle ausdrücklich eine wärmebrückenminimierte und luftdichte Ausführung; entsprechende Nachweise sind zu führen.

Wer welche Bestätigung liefert

Hier hat sich das Verfahren grundlegend geändert, und viele im Umlauf befindliche Ratgeber sind auf dem alten Stand: Das frühere Formular zur Fachunternehmererklärung ist nicht mehr notwendig. Mit dem technischen Projektnachweis (TPN) wurden diese Abfragen digitalisiert und werden direkt online vom Energieeffizienz-Experten oder vom ausführenden Fachunternehmen angegeben. Der TPN bestätigt, dass die umgesetzte Maßnahme die technischen Anforderungen der Förderrichtlinie erfüllt; Sie erhalten daraus die TPN-ID und tragen sie im Verwendungsnachweis ein. Weil beim Fenstertausch – als Maßnahme an der Gebäudehülle – ohnehin ein Energieeffizienz-Experte verpflichtend eingebunden ist, läuft der Nachweis in der Regel über ihn. Welche Nachweise Ihr Verfahren konkret verlangt, steht in Ihrem Zuwendungsbescheid.

Klären Sie deshalb vor Auftragserteilung schriftlich zwei Dinge: Wer stößt den TPN an, und bis wann liegt die TPN-ID vor? Denken Sie an die Gültigkeit von nur zwei Monaten. DBFenster liefert und montiert Fenster und Türen und koordiniert die Beteiligten; dazu gehört, die zugehörigen Unterlagen – Leistungserklärungen, Uw-Werte, eine prüffähige Rechnung in deutscher Sprache mit getrennten Positionen – von vornherein mitzuführen statt hinterher zu suchen. Wenn Sie einen Fenstertausch mit Förderabsicht planen, lohnt sich vorab der Blick auf den Ablauf einer Anfrage und die Angebotsunterlagen, weil dort schon festgelegt wird, wie die spätere Rechnung strukturiert ist.

Höhe, Kumulierung und die Alternative

Zur Einordnung der Beträge – Stand Juli 2026, ohne Gewähr für Ihren Einzelfall:

• Mindestinvestition: Das förderfähige Mindestinvestitionsvolumen für BEG-Einzelmaßnahmen liegt laut Förderrichtlinie bei 300 Euro brutto. Die früher verbreitete Zahl von 2.000 Euro stammt aus einer älteren BEG-Fassung und ist überholt.

• Fördersatz: Für Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle beträgt der Fördersatz 15 Prozent. Der iSFP-Bonus erhöht ihn um fünf Prozentpunkte auf 20 Prozent – sofern die Maßnahme Bestandteil eines geförderten individuellen Sanierungsfahrplans ist, innerhalb von 15 Jahren nach dessen Erstellung umgesetzt wird und ein EEE eingebunden ist. Für Anträge ab dem 21. Juli 2026 gilt zusätzlich: Der iSFP-Bonus wird erst ab einem förderfähigen Mindestinvestitionsvolumen von 30.000 Euro gewährt – bei einer typischen Fenstererneuerung unterhalb dieser Grenze entfällt der Bonus also. Der Fördersatz von 15 Prozent für Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle bleibt unverändert. Für Anträge bis zum 20. Juli 2026 gelten die bisherigen Bedingungen.

• Kumulierung: BEG-Zuschuss und Steuerermäßigung nach § 35c EStG schließen sich für dieselbe Maßnahme aus. § 35c Absatz 3 EStG versagt die Steuerermäßigung, wenn es sich um eine öffentlich geförderte Maßnahme handelt, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden – der BAFA-Zuschuss ist ein solcher steuerfreier Zuschuss. Sie müssen sich also entscheiden. § 35c setzt ebenfalls eine Rechnung und eine unbare Zahlung voraus und verlangt eine Bescheinigung des ausführenden Fachunternehmens nach amtlich vorgeschriebenem Muster.

Wer die Förderfrist reißt oder gar nicht erst beantragt hat, sollte den Steuerweg prüfen lassen, statt ihn abzuschreiben. Das ist allerdings eine Frage für Ihre Steuerberatung, keine Bauentscheidung.

Fünf Fehler, die die Auszahlung verzögern

• Bar bezahlt oder „ohne Rechnung“ verhandelt. Rechnungen sind unbar zu begleichen; nachreichen lässt sich das nicht.

• Rechnung ohne Objektadresse, ohne ausgewiesene Arbeitsleistung oder nicht in deutscher Sprache. Führt zu Rückfragen und verlängert die Prüfung deutlich.

• Abweichung zwischen Antrag und Ausführung. Andere Fensteranzahl, anderes System, andere Wohneinheit – Änderungen gehören dokumentiert und nicht stillschweigend im Nachweis versteckt.

• Auf eine Verlängerung des Bewilligungszeitraums gehofft. Für Anträge ab dem 1. Januar 2024 sind die 36 Monate nicht verlängerbar. Lange Lieferzeiten müssen Sie innerhalb dieses Fensters einplanen – grundsätzlich auch die Zahlung. Nur bei einer Ratenzahlungsvereinbarung dürfen Zahlungen entsprechend der Mindestnutzungsdauer über bis zu zehn Jahre laufen, sofern mindestens eine Rate bereits unbar bezahlt ist; Entsprechendes gilt bei Mietkauf, Miete, Leasing oder Contracting.

• Den TPN erst nach der Schlusszahlung angestoßen. Ohne gültige TPN-ID lässt sich der Verwendungsnachweis nicht einreichen, und sie ist nur zwei Monate gültig. Regeln Sie die Nachweispflichten im Vertrag, nicht per Anruf nach Baustellenende.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Nehmen Sie Ihren Zuwendungsbescheid zur Hand und notieren Sie drei Dinge: das Ende des Bewilligungszeitraums, die Zugangsdaten zu Ihrem BAFA-Benutzerkonto und die im Bescheid genannten Nebenbestimmungen. Legen Sie dann einen Ordner an – Rechnungen als PDF (deutschsprachig, mit Objektadresse), Kontoauszüge der Überweisungen, die tabellarische Belegübersicht, die TPN-ID sowie Leistungserklärung beziehungsweise Datenblatt der eingebauten Fenster. Halten Sie außerdem Ihre Steuer-Identifikationsnummer und Ihr Geburtsdatum bereit: Diese Angaben werden im Verwendungsnachweis aufgrund der Mitteilungsverordnung abgefragt. Die eigentliche Aufgabe besteht darin, dass jedes dieser Dokumente widerspruchsfrei zu den anderen passt.

Alle Angaben in diesem Beitrag haben den Stand Juli 2026 und sind eine allgemeine technische Einordnung, keine Rechts- oder Steuerberatung für Ihren Fall. Verbindlich sind ausschließlich Ihr Zuwendungsbescheid und die jeweils aktuellen Merkblätter der Bewilligungsbehörde. Wenn Sie einen Fenstertausch planen und die Unterlagen von Beginn an förderfest aufsetzen möchten, können Sie Ihr Vorhaben mit uns durchsprechen und die nötigen Nachweise vorab abstimmen – das ist deutlich einfacher, als eine fertige Rechnung im Nachhinein zu reparieren.